Rechtsrisiken im Bau:

Warum gutes Bescheinigungsmanagement für Einkäufer entscheidend ist

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Als Einkäufer im Bauunternehmen tragen Sie eine zentrale Verantwortung: Sie wählen geeignete Subunternehmer aus und prüfen deren Unterlagen. Fehlen wichtige Bescheinigungen oder sind diese abgelaufen, drohen dem Generalunternehmer (GU) rechtliche und finanzielle Konsequenzen.

Was sind Bescheinigungen im Bauwesen?

Bevor Subunternehmer auf der Baustelle tätig werden dürfen, müssen sie bestimmte Dokumente vorlegen. Dazu gehören insbesondere:

• A1-Bescheinigung (Nachweis über Sozialversicherung im Heimatland bei Entsendung)
• Freistellungsbescheinigung (zur Vermeidung der Bauabzugssteuer von 15 %)
• Unbedenklichkeitsbescheinigung (vom Finanzamt)
• Versicherungsnachweis, z. B. Betriebshaftpflicht

Ohne diese Nachweise kann der Einsatz eines Nachunternehmers als rechtlich unzulässig gelten.

Was passiert, wenn Dokumente fehlen oder abgelaufen sind?

Ein unvollständiges oder veraltetes Bescheinigungsmanagement kann schwerwiegende Folgen haben. Je nach Einzelfall und Prüfbehörde drohen:

• Nachzahlung der Bauabzugssteuer: bis zu 15 % der Auftragssumme
• Haftung für Sozialabgaben: inklusive Säumniszuschlägen
• Bußgelder bei Verstößen gegen Dokumentationspflichten: von mehreren Hundert bis zu 30.000 Euro
• Vertragsstrafen aus privaten Bauverträgen (individuell geregelt)
• Ausschluss bei Ausschreibungen, wenn keine vollständige Dokumentation vorliegt
• Projektverzögerungen oder Baustopps, falls Subunternehmer nicht eingesetzt werden dürfen

Wie hilft digitales Bescheinigungsmanagement?

Ein durchdachtes digitales System hilft, Risiken zu minimieren und Prozesse zu vereinfachen. Mit einer Lösung wie Tenera können Sie:

• 📁 Dokumente zentral sammeln und einsehen
• ⏰ Automatische Erinnerungen bei ablaufenden Nachweisen erhalten
• 📤 Subunternehmer digital auffordern, fehlende Dokumente hochzuladen
• 🔍 Prüfungen vorbereiten, ohne Papierchaos oder unübersichtliche E-Mail-Verläufe

Das spart Zeit, reduziert Fehler und schützt Ihr Unternehmen vor unnötigem Aufwand oder Bußgeldern.

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