Steuern anstatt Rudern: 3 Tipps für das Kostencontrolling in der Baubranche

Auch zu Zeiten von Corona können sich die meisten Bauunternehmen nicht beklagen: Die Konjunktur steigt weiterhin, die Auftragsbücher sind gefüllt und Umsätze werden generiert. Jedoch steigen mit der Erzeugung von höheren Umsätzen in der Regel auch die Kosten. Je höher diese sind, desto geringer ist der Gewinn.

Lassen Sie sich nicht von dem englischen Begriff “Controlling” in die Irre führen. Das Projektcontrolling steht nicht nur für “die Kontrolle” eines Projektes, sondern viel mehr wird es als ein integriertes System zur Planung, Steuerung und Kontrolle von Kosten, Terminen und Leistungen eines Projektes verstanden. Kurzum gesagt, stellt das Projektcontrolling das Erreichen der Projektziele sicher. 

Ein bedeutender Bestandteil des Projektcontrollings ist das Kostencontrolling. Das Kostencontrolling hilft dabei, das Projekt im Rahmen des vorgegebenen Kostenbudgets zu halten. 

In diesem Blogeintrag geben wir Ihnen drei Tipps für besseres Kostencontrolling in der Baubranche:‍

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1. Die Einführung von Kostencontrolling in der Bauvorphase ist elementar  ‍

Mit der Einführung von Kostencontrolling am Bau sollte nicht erst in der Ausführungsphase begonnen werden, sondern bereits in der Planungsphase. Laut einer Umfrage von Ernst & Young, sehen die Mehrheit der befragten Bauherren vor allem Verbesserungsbedarf in der strategischen Planung der Frühphase und 80 % empfinden außerdem digitale Lösungen als hilfreich bei der strategischen Kostenplanung.

Während der Planungsphase kann noch bestimmt werden, ob Zielvorgaben und Rahmenbedingungen realistisch sind. Grundlage dafür sind oft Erfahrungen aus früheren Projekten und Kennzahlen aus der Baubranche. Das Projekt- und Kostencontrolling gibt damit wichtige Impulse für die Projektplanung.

Es wird in vier Phasen unterteilt: 

• Controlling im Planungsstadium
• Controlling während der Ausschreibungs- und Vergabephase
• Controlling und Bauüberwachung während der Bauausführung
• Controlling während der Gewährleistungsphase
  

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Je früher das Kostencontrolling in einem Bauprojekt eingeführt wird, desto höher sind die Einsparung der Projektkosten möglich. In der folgenden Abbildung wird das Einsparungspotential nach Ausführungsfortschritt dargestellt. 

2. Das Kostencontrolling von Nachunternehmerleistungen‍

Laut einer Recherche der Bauindustrie erbringen die Bauunternehmen einen immer geringeren Teil der Bauproduktion selbst. Der Großteil der Bauleistung wird nun an Nachunternehmer weiter vergeben. Demnach entfallen in den letzten Jahren rund 40 % der Kosten im Bauhauptgewerben auf Nachunternehmerleistungen. Da etwas weniger als die Hälfte der Kosten der Unternehmen auf Nachunternehmerleistungen beruhen, ist besonders ein adäquates  Controlling der Nachunternehmertätigkeit von hoher Bedeutung. 

Der Grundstein für ein effektives Kostencontrolling wird bei der Kalkulation mit, und dem Einkauf von, Nachunternehmerleistungen gelegt. Dazu ist die Erstellung eines ausdefinierten Preisspiegels, einschließlich Kostenschätzung nach DIN276 ratsam. Lesen Sie hier mehr über die richtige Erstellung eines Preisspiegels. ‍

3. Hohes Risiko mit Excel beim Kostencontrolling‍

Microsoft Excel ist prinzipiell die populärste Lösung bei Unternehmen weltweit, wenn es um Zahlen und Tabellenkalkulationen geht. Auch in der Bauwirtschaft wird in einem Großteil der Unternehmen mit Excel Listen gearbeitet. Laut dem Unternehmen Alasco ist das Excel-Programm aus drei Gründen für Bauprojekte durchaus ein Risiko:

1. Hohe Anfälligkeit für menschliche Fehler
2. Arbeitsablauf und Kommunikation finden außerhalb des Programms statt
3. Unausweichliches Dateichaos

Recherchen von Alasco haben festgestellt, dass 90 % aller Exceltabellen mit mehr als 150 Zeilen schwerwiegende Fehler enthalten. Die Grundursachen sind meist menschliche Fehler bei der manuellen Eingabe von Daten oder Formeln. Darüber hinaus funktioniert gemeinsame Arbeit mit Excel nur mit dem Versenden von E-Mails und anderen externen Kommunikationssystemen. 

Moderne Projektcontrolling Lösungen ermöglichen eine effektive Zusammenarbeit und können spezifische Arbeitsabläufe beim Kostencontrolling abbilden. Zudem haben Projektbeteiligte vollen Zugriff auf Daten und Dokumente, können Kosten einfacher nachvollziehen und Risiken früher erkennen und beseitigen. 

Quellen: 

Karl-Heinz Rüsberg, Die Praxis des Project- Management, 1973

Metzger, Aschenbrenner, Baukosten - So sparen Sie und umgehen die häufigsten Fallen (Haufe Praxis-Ratgeber), 2006

Stefan Ortner, Diplomarbeit Bauwirtschaftliches Controlling einer Infrastrukturbaustelle aus Bauherrensicht, 2012‍

Bauinustrie, Bauwirtschaft im Zahlenbild Ausgabe 2019

Ernst and Young Pressemitteilung, Mangelnde strategische Planung bei Immobilienprojekten, 2019

Alasco, Warum Kostencontrolling von Bauprojekten mit Excel verheerende Auswirkungen haben kann‍